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中国OEM工場監査(4)図書の廃棄基準は決まっているか

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タオバオ代行ワンダートレードの小林です。

今回は「図書の廃棄基準は決まっており、実施されているか」です。(OEM工場調査項目一覧は、初めてのOEM工場監査で必要な、たった3つのものをご覧下さい。)

工場管理に必要な書類は、作成と改善と廃棄が繰り返されます。そうやって工場はレベルアップしていきます。

さて、今回は書類の廃棄基準についてですが、書類が廃棄されなければどのような事が起きると考えられるでしょうか。

代表的な例をご紹介します。

  • 顧客から仕様変更の連絡を受けていたにも関わらず、古い書類を見て生産してしまった。再度生産しなおすには納期遅れになってしまい、お客様は販売機会を逃してしまった。
  • 古い書類を廃棄していない為に、現行の書類を探す手間がかかり、管理部門の効率悪化につながる=お客様への製品単価代に跳ね返る。

上記は一例ですが、間違いや効率の悪化は全てお客様のコストに跳ね返るものです。

その為、書類の廃棄基準についても、明確に管理する必要があります。中国OEM/ODM生産工場監査の際は以下のポイントがクリアできているか確認しましょう。

  • 廃棄が必要な場合、誰に承認を受ける必要があるのか。
  • 廃棄できる責任者はどこからどこまでの範囲とするのか。
  • 社外秘文書および社内文書の廃棄方法(焼却なのかシュレッダーなのか等)は明確に定められているか。(情報漏えいに関わる)
  • 廃棄日を必ず記録し、何の書類をどのような方法で廃棄したのかわかりやすく記録すること。

 

「細かい書類の管理方法を知って本当に意味があるのか?」と感じる方もいるかもしれません。

しかし、このような小さい事の積み重ね・指導を行い、メーカーの効率を上げる事が製品代のコストダウンにも繋がると私は考えています。

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